Gestion centralisée des comptes - Différents centres de profit

De nombreux centres de golf se composent de plusieurs centres de profit indépendants sur le plan économique et fiscal : il s'agit par exemple de l'exploitant du terrain de golf, du club pour l'exploitation des jeux, d'un service de restauration loué, de professeurs de golf indépendants et d'un proshop géré en propre. Comme ces centres de profit fonctionnent souvent avec des systèmes de caisse, des factures ou des paiements en espèces distincts, les membres et les clients doivent fournir et gérer leurs données à plusieurs reprises et effectuer les paiements séparément et via différents systèmes. Il en résulte souvent plusieurs comptes de crédit, cartes d'abonnement, factures d'expéditeurs différents - le membre ou l'invité peut non seulement perdre la vue d'ensemble des comptes ouverts et des bons d'achat, mais il perçoit souvent le terrain de golf comme un centre de loisirs avec plusieurs fournisseurs de prestations.

On connaît dans le secteur du tourisme - par exemple sur les bateaux de croisière - des modèles de paiement qui permettent un traitement uniforme des paiements malgré différentes unités économiques. L'objectif est de créer une expérience d'achat uniforme, de sorte que les membres et les clients perçoivent l'ensemble des prestations comme un concept global. L'harmonisation numérique des processus et un système de paiement commun doivent permettre de mieux relier la gastronomie, l'académie de golf et d'autres offres. Le principe „One Face to the Customer“ décrit parfaitement cette approche.

Il doit exister différentes options de paiement pour différents groupes de clients :

• Les membres/clients accrédités peuvent régler tous les services utilisés par une facturation en aval.
• Les clients/invités non accrédités ont la possibilité de payer soit directement en espèces ou par carte de crédit, soit de charger des crédits via un compte de compensation commun.

En outre, une vue transparente des réservations, des réservations et des paiements est rendue possible afin de pouvoir suivre toutes les transactions à tout moment.

• Centre de profitUne entreprise économiquement indépendante qui peut également être gérée fiscalement comme une unité séparée.
• Base de données des personnesPC CADDIE gère une base de données centrale des personnes, à laquelle plusieurs centres de profit peuvent accéder. Les modifications apportées aux données de base (par ex. adresse ou coordonnées bancaires) s'appliquent à tous les centres de profit.
• Domaines de comptes de chiffre d'affairesPC CADDIE permet l'installation de plusieurs domaines comptables pour une meilleure vue d'ensemble et une séparation économique des centres de profit. Chaque plage de comptes dispose de sa propre gestion d'articles et de groupes de marchandises ainsi que d'une délimitation comptable. L'accès peut être contrôlé par des mots de passe.
• Domaines de postes ouverts (compte PO)Un domaine PO sert à la gestion centrale des créances ouvertes et à une facturation en aval. Plusieurs centres de profit peuvent utiliser le même domaine opératoire. Par exemple, un restaurateur peut transférer la facture d'un client de l'hôtel dans le domaine opératoire commun, de sorte qu'une facturation uniforme soit effectuée.
• Comptes de créances: techniquement, un compte de créances est identique à un compte PO. Toutefois, aucune facture, et donc aucune TVA, n'est générée dans un compte de créances. Seuls les documents créés dans les comptes de ventes servent de documents pertinents pour la TVA (par exemple, lors de l'achat de marchandises ou de services de restauration via le système TPV).
• Articles/groupes de marchandises/numéros de COFILa gestion des marchandises dans PC CADDIE permet d'attribuer des numéros de COFI également avec des clés fiscales et des centres de coûts, de sorte que les données comptables peuvent être exportées en aval dans les systèmes de comptabilité financière (par ex. DATEV, ABACUS).
• Systèmes de caissePC CADDIE affecte chaque caisse à un domaine comptable spécifique. Si nécessaire, une caisse peut être commutée pour deux domaines de comptes. Chaque écriture est clairement attribuée à un numéro de caisse.
• Dispositif de sécurité technique (TSE)Conformément à l'ordonnance sur la sécurité des caisses, les systèmes de caisse doivent être équipés d'un TSE. Dans PC CADDIE, le TSE est attribué par plage de comptes.
• Crédit de carte & crédit de pointsPC CADDIE permet de comptabiliser des prestations via un système de cartes connecté à la base de données, par exemple par des distributeurs de balles ou de boissons. Ces écritures nécessitent une comptabilisation préalable par le client. Pour des raisons fiscales, les avoirs peuvent être comptabilisés au moment de l'inscription avec la TVA en vigueur. Ou en tant qu'avoir seulement au moment de la comptabilisation, par exemple lors de l'achat d'un seau de ballons d'entraînement. Cela entraîne des conséquences fiscales et des dettes différentes. Les comptabilisations donnent lieu à des créances des clients sur l'exploitant, qui doivent être inscrites au bilan. Il est recommandé à l'exploitant de préciser dans ses conditions générales si et à partir de quand un crédit de carte expire et peut être encaissé en cas de non-utilisation. En plus de la comptabilisation du crédit de la carte, des points peuvent être utilisés pour permettre des prestations sans paiement, par exemple sous forme de réduction („ajouter 100€, pour 150€ de crédit de balles“). Ces points peuvent être évalués dans les rapports du système de cartes, mais ne sont pas enregistrés comme paiement de compte. De telles transactions dans le système de cartes sont reconnues lors d'un contrôle fiscal et doivent pouvoir être retracées et prouvées de manière similaire. Les versements sur le crédit de la carte peuvent être effectués aux points de vente. caisses ou via un Paiement en ligne peuvent être effectués.
• Paiements OP automatisés et débiteurs: Alternative aux Avoir de carte il est possible de configurer PC CADDIE pour que les prestations fournies par les automates en libre-service soient également transférées directement dans les comptes PO définis. Ceci est utilisé lorsque l'on travaille avec des paiements OP dans toute l'entreprise, afin de décompter toutes les prestations achetées via un cycle de facturation et que les avoirs de cartes pour les automates à balles ne doivent notamment pas être explicitement séparés. A noter : La comptabilisation au débit des paiements des automates supprime certaines options de remise utilisées par les entreprises de golf.
• Paiement en ligne: Lors de la vente en ligne de greenfees, d'heures d'entraînement, d'événements, PC CADDIE Online GmbH&Co KG est le partenaire contractuel du payeur. Le montant est transféré dans le système PC CADDIE du client sous forme de „bon à usage multiple“ sans TVA et est facturé avec la TVA correspondante à la prestation lors de l'utilisation. PC CADDIE transfère le montant total au club de golf et établit une facture de service séparée pour la prestation de service. Grâce à cette procédure, PC CADDIE permet à ses clients de participer à des services de paiement en ligne sans infrastructure de paiement propre. EXCEPTION : via la fonction de paiement en ligne, les utilisateurs accrédités pour le prélèvement SEPA peuvent également „réserver“ directement sur le compte du client : il n'y a pas de paiement en ligne et il n'y a pas de frais de carte de crédit. Le paiement des prestations réservées en ligne est effectué via la procédure de facturation standard et le prélèvement SEPA.
• Consultation des comptes en ligneL'application PC CADDIE permet aux clients de consulter leurs comptes afin d'avoir un aperçu des paiements effectués et à venir. Et d'anticiper ainsi d'éventuelles réclamations après un prélèvement. Il est possible de sélectionner les comptes à consulter.
• Consultation des comptes de cartes en ligne: tout comme les comptes, le compte de carte peut être consulté au choix par le client. Généralement en combinaison avec le débit en ligne du crédit sur le compte de la carte via l'application.

Exemples de variantes de la gestion des comptes :

Les hôtels de golf ou les complexes de golf optimisés sur le plan économique qui gèrent tous les centres de profit utilisent souvent un seul domaine comptable. Avantages :
- Facturation centralisée de toutes les prestations (restauration, hôtel, proshop, club)
- Un seul TSE est nécessaire
- Facturation et traitement des paiements uniformes
- Affectation claire des écritures grâce aux groupes de marchandises, aux numéros de débiteurs et aux numéros de caisse
- Les paiements en ligne peuvent également être déclenchés au choix par le client en tant que prélèvement SEPA comme mode de paiement „comptabiliser sur le compte du client“.
Considérations fiscales :
La vérification de caisse ou le contrôle fiscal peuvent être effectués de manière uniforme.

Les clubs de golf qui souhaitent garder leurs centres de profit séparés pour avoir une vue d'ensemble ou dans le cas de la restauration louée, utilisent des domaines comptables distincts. Pour facturer ensemble les différentes prestations au client ou pour travailler avec des avoirs communs comptabilisés, les différents centres de profit utilisent un domaine opératoire commun. Caractéristiques :
- La restauration, l'entraînement de golf, le proshop et d'autres prestations passent par un compte OP commun.
- Possibilité de payer des acomptes tels que des forfaits de consommation
- Chaque unité dispose de sa propre caisse et TSE
- Les paiements en ligne peuvent également être déclenchés au choix par le client sous forme de prélèvement SEPA comme mode de paiement „comptabiliser sur le compte du client“.

Les documents issus des comptes de chiffre d'affaires dans le compte PO sont facturés aux clients sous forme de facture regroupée et séparée, avec TVA et expéditeur central de la facture. Il en résulte un assujettissement central à la TVA sur le chiffre d'affaires pour l'expéditeur de la facture. La facturation interne via le domaine opératoire nécessite une séparation claire des numéros de COFI et des obligations fiscales. Avantage : le client reçoit des factures récapitulatives de ses prestations avec la TVA cumulée. Avantage ou inconvénient : les chiffres d'affaires de tous les centres de profit se cumulent pour un centre de profit, même si les prestations sont en grande partie „continues“. L'expéditeur de la facture, en général l'exploitant du terrain de golf, augmente ainsi son chiffre d'affaires, avance la totalité de la dette de TVA et est „fournisseur de prestations“ vis-à-vis de l'extérieur.

Les pièces justificatives des comptes de chiffre d'affaires dans le compte de créances ne sont PAS facturées aux clients. Le compte de créances est un simple compte de créances/d'encaissement. L'assujettissement à la TVA sur le chiffre d'affaires s'effectue séparément pour chaque centre de profit à partir des comptes de chiffre d'affaires. La facturation interne via le domaine OP nécessite une séparation claire des numéros de COFI et des obligations fiscales. Avantage : la dette fiscale sur le chiffre d'affaires reste auprès des différents débiteurs fiscaux s'il y en a - par exemple dans le cas d'une restauration louée. Inconvénient : les clients doivent rassembler tous les justificatifs individuels s'ils souhaitent les faire valoir dans le cadre de leur propre comptabilité.

Comme l'exemple 2, mais avec une utilisation activée des comptes de cartes.
- Les comptes de cartes permettent des programmes de rabais et de bonus supplémentaires
- La facturation est séparée du compte OP
Défi fiscal :
Les différents centres de profit agissent fiscalement de manière complètement séparée vis-à-vis des clients - les pièces justificatives, les comptes OP sont installés séparément pour chaque compte de vente. Le „compte carte“ commun est considéré comme un „compte bonus“ du point de vue fiscal, comme un „compte de bons à usages multiples“. Les différents centres de profit peuvent accéder au compte de carte et facturer des prestations à partir du compte de ventes, pour autant que le compte de carte présente un solde suffisant. Le compte peut également recevoir des actions de réduction („payer 100€, recharger 110€“). Des systèmes tiers, tels que des systèmes de caisse d'autres fournisseurs, peuvent également accéder à ces avoirs via une interface TCP/IP standardisée. Avantage : des unités fiscales complètement séparées permettent, en direction du client, l'utilisation d'un „compte bonus“ commun à partir duquel les prestations sont facturées. Inconvénient : a) le compte de carte ne peut être géré qu'avec des avoirs, et non en débitant le compte en négatif : ainsi, même les clients accrédités doivent recharger au préalable, ce qui peut entraver la consommation. b) Souvent, les comptes bonus sont assortis d'actions de réduction, de valeurs de points supplémentaires, etc., de sorte que l'accès de plusieurs centres de profit entraîne des droits différents : par exemple, une réduction de 10% dans un compte bonus pour la restauration est une valeur élevée ; pour l'exploitant d'un système de machines à balles, il n'est pas inhabituel d'avoir des réductions/bonis dans une fourchette supérieure. c) les comptes de cartes ne sont pas gérés de manière fiscale : Lors des recharges, il faut décider si la TVA est comptabilisée et donc versée au moment de l'inscription ou seulement au moment de la compensation avec le compte de carte. Cette procédure doit être mise en œuvre à long terme et de manière stricte pour les contrôles ultérieurs. d) Les comptes de cartes augmentent généralement en valeur par le biais de „comptes orphelins“ et génèrent des créances dans le bilan. Selon le concept, la déclaration de vente, ces comptes doivent être encaissés ultérieurement. e) La compensation interne des avoirs utilisés du compte de carte nécessite une séparation claire des numéros de COFI et des obligations fiscales.

Droits de licence & contrats informatiques - Si l'exploitant met un système de caisse PC CADDIE à la disposition d'un locataire (par ex. un restaurateur), cela doit être réglé par contrat. - En règle générale, c'est le locataire lui-même qui gère et conclut le TSE.
Responsabilité des données & protection des données - La base de données centrale nécessite des accords clairs en matière d'accès et de stockage des données. - En cas de fin de la relation commerciale, il faut régler la manière dont les données doivent être traitées (par ex. archivage ou effacement).
Traitement des données de commande (contrat ADV) - Si différentes parties ont accès aux mêmes données à caractère personnel (par exemple, les professeurs de golf), un contrat ADV est nécessaire.
Cas particulier des professeurs de golf - En règle générale, les professeurs de golf indépendants n'ont pas besoin d'un espace de compte spécifique. - Une séparation comptable claire se fait par le biais d'articles avec des numéros de COFI spécifiques. - Attention : Il convient ici de clarifier avec un conseiller fiscal si le modèle pourrait être considéré comme une „pseudo-indépendance“.
Contrôle fiscal & vérification de caisse - Depuis 2020, lors d'un contrôle de caisse, un DSFinV-K-Export est exigé. - En cas de changement d'exploitant, cette exportation devrait déjà être effectuée à la fin du bail. - Important : Les obligations fiscales entre l'exploitant et le fermier doivent être réglées par contrat.
Traitement des paiements pour différents groupes de clients - Les comptes OP peuvent être configurés de manière à ce que seuls les clients disposant d'une autorisation de paiement soient autorisés à payer. autorisation de prélèvement automatique valable ou disposent d'un solde suffisant peuvent y effectuer des paiements. Si ces critères ne sont pas remplis, l'opérateur reçoit un message d'erreur.