N'oubliez jamais d'effectuer un Sauvegarde rapide des données avant la clôture annuelle.

Avant la clôture annuelle, réfléchissez au résultat que vous souhaitez obtenir. Cela peut tout à fait varier d'un club à l'autre. Tous les points ne sont pas judicieux pour chaque club !

Vous trouverez ces fonctions sous Chiffres d'affaires/clôture annuelle/clôture annuelle. Si vous êtes dans une zone de compte de cotisations (CLUB), la sélection se présente comme suit :

Depuis la version 2016d de janvier 2017, cette requête se présente comme suit : Les fonctions sont restées les mêmes.

Dans un compte de caisse (CHIFFRE D'AFFAIRES), vous obtenez la sélection suivante :

Depuis la version 2016d de janvier 2017, cette requête se présente comme suit : Les fonctions sont restées les mêmes.

Si vous n'avez pas encore effectué de sauvegarde en cliquant sur Fin/Sauvegarde rapide vous pouvez également la faire sous Chiffres d'affaires/Clôture annuelle/Clôture annuelle/Créer une sauvegarde rapide des données créer.
Il est recommandé d'insérer le chiffre de fin d'année correspondant dans le champ „Prochaine génération“.
Exemple : la clôture annuelle est effectuée de 2014 à 2015, alors remplissez le champ derrière Prochain avec 14.
Ainsi, vous avez également une sauvegarde annuelle des données qui reste valable.

Cette fonction permet de copier une plage de comptes en tant qu'archive. Le domaine actuel n'est pas modifié.

Dès que vous cliquez sur OK la copie est créée sans autre question.

Vous pouvez accéder à l'archive après sa création : Sélectionner le domaine de comptes

Après avoir copié une plage de comptes en tant qu'archive, vous pouvez par exemple traiter la plage de comptes actuelle, qui n'a pas encore été modifiée. Faites d'abord une entrée de solde avec les paramètres par défaut. Ceci est important pour que vous ayez encore vos soldes dans le domaine comptable actuel après l'action de suppression suivante.

Ensuite, vous pouvez supprimer dans une autre étape les données des comptes des années précédentes (vous les avez toujours dans vos archives) : Supprimer des entrées de compte. La zone de comptes actuelle est ainsi déchargée et est à nouveau plus rapide pour l'établissement de toutes sortes de listes.

Vous trouverez les explications ici : Compléter l'entrée de solde

Il s'agit de la fonction de clôture annuelle la plus „radicale“ et ne devrait être lancée que par des utilisateurs expérimentés. Pensez ici aussi à la sauvegarde des données.

1. Si vous avez déjà enregistré des écritures en préparation pour l'avenir dans les comptes, par exemple des frais d'admission sous forme de versements, ceux-ci sont conservés si la case „1“ est cochée.
2. Dans la plage de comptes actuelle, le solde ouvert est conservé en tant que report de solde. Toutefois, si vous souhaitez recevoir non seulement le total ouvert comme information, mais aussi le numéro de facture et les articles qui sont encore ouverts, veuillez cocher Toujours reprendre les écritures sans OK est cochée.
3. Si cette case est cochée, les crédits ABO des articles ABO sont conservés dans un compte de caisse (concerne UNIQUEMENT l'ancien statut ABO, (pas ABO2.0., ceux-ci sont conservés) !
4. Dans une zone de compte de caisse, vous pouvez supprimer les articles qui sont réglés sur „statut inactif“ lors de l'archivage. Au préalable, vous pourriez par ex. pour le domaine de comptes PROSHOP Les articles sans stock sont automatiquement réglés sur „inactif“ via l'option de menu Inactiver les articles/articles avec stock 0.
5. Si vous cochez cette case, votre livre de caisse sera ensuite vide. Si vous avez activé la gestion des stocks en espèces sur la clôture journalière, le stock initial doit être réenregistré. De plus, la numérotation de la clôture journalière recommence au numéro 1.

Vous trouverez cette fonction sous Chiffres d'affaires/clôture annuelle/clôture annuelle sans mise à jour des comptes

Si vous lancez cette fonction avec les paramètres par défaut, vous obtiendrez que la date d'échéance de vos articles avec le „statut annuel“ soit automatiquement avancée d'un an.

De plus, le statut „annuel“ devient „normal“ dans les comptes. Cette mesure était particulièrement importante dans l'histoire de PC CADDIE, lorsqu'il n'y avait pas encore d'attribution automatique des contributions et que les articles étaient comptabilisés dans les comptes via „Clôture annuelle avec mise à jour des comptes“. Aujourd'hui encore, il s'agit d'une bonne mesure de gestion. Pour cela, le „J“ (voir l'image suivante d'un compte) est transformé en „N“.

Vous trouverez des explications à ce sujet sous : Mise à jour des cotisations annuelles

Vous trouverez les instructions ici : Attribution automatique des cotisations

L'utilisation de cette fonction n'est pas recommandée. Pour plus de détails, voir : Bloquer les entrées de compte